Was ist ein Mahnwesen

Unter Mahnwesen versteht man den Versuch, die Zahlung eines Kunden einzuziehen, wenn diese entweder verspätet ist oder fehlt.

Warum scheitern Zahlungen?

Dafür kann es verschiedene Gründe geben, die alle eine fehlgeschlagene Zahlung auslösen können:

• Die Kreditkarte ist abgelaufen
• Die Kreditkarte wurde gekündigt
• Unzureichende Deckung vorhanden
• Eine Betrugswarnung auf der Kreditkarte
• Die Rechnungsadresse des Kunden hat sich geändert
• Die Kontonummer des Kunden hat sich geändert.

Das Unternehmen kann eine Reihe von Kommunikationsmaßnahmen mit dem Kunden durchführen, die von sanften Mahnungen bis hin zu durchsetzungsfähigen Inkassoverfahren reichen. Die Gesetze für Mahnungen unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland und von Land zu Land. Informieren Sie sich unbedingt über die Vorschriften in Ihrer Region. Insgesamt besteht das Ziel darin, den Kunden wissen zu lassen, dass es ein Problem mit seiner Zahlung gibt, und ihm eine Möglichkeit zu geben, sich um das Problem zu kümmern und gleichzeitig die Kundenbeziehung zu stärken.

Sollten Sie neu zu dem Thema Inkasso und Mahnabläufe organisieren sein, so hat Inkasso Hannover ein gleichnamiges Buch für Sie. Hier finden Sie alles über den zeitlichen Ablauf und den Inhalt Ihrer Mahnung für eine optimale Lösung des Problems.

Warum eine Mahnung aussenden

Geschäftsinhaber, die fehlgeschlagene Zahlungen nicht organisiert nachgehen, können mehr Geld verlieren, als sie durch ihre wachsenden Außenstände realisieren können. Ganz zu schweigen davon, dass es zu einem Anstieg der unfreiwilligen Abwanderung kommen kann, d. h. Kunden kündigen ihre Konten aufgrund von Rechnungsproblemen, die sie ansonsten behalten hätten. Laut Experten verlassen 32 % aller Verbraucher eine Marke, nach dem Sie eine schlechte Erfahrung gemacht haben. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Details stimmen. Mit Inkasso und Mahnabläufen vertraut zu sein, ermöglicht es Ihnen, diese Kunden nicht zu verlieren.

Darüber hinaus können sich nicht eingezogene Zahlungen auf alles auswirken, von Ihrer Lieferkette bis hin zur Gehaltsabrechnung. Die Automatisierung Ihres Zahlungseinzugs kann dazu beitragen, diese fehlgeschlagenen Zahlungen mit minimalem Aufwand für Ihr Team wiederherzustellen.

Der E-Mail-Ansatz im Mahnwesen

Eine gute Kommunikation mit Ihren Kunden ist der Schlüssel zum Inkassoprozess und kann sich darauf auswirken, wie Ihre Kunden Ihre Marke wahrnehmen. Scheuen Sie sich nicht, direkt zu sein, jedoch sollten Sie Ihre E-Mail-Kommunikation mit Sorgfalt gestalten. Hier sind vier Dinge, die Sie bei der Erstellung einer Mahnung-E-Mail zur Wiedererlangung verlorener Einnahmen beachten sollten.

1. Geben Sie Ihrem Kunden nicht die Schuld für die fehlgeschlagene Zahlung. Diesen Fehler haben wir alle schon einmal gemacht. Der Kunde ist sich vielleicht nicht einmal des Problems bewusst! Geben Sie ihm eine Chance, die Probleme zu beheben und den fälligen Betrag zu bezahlen.

2. Ihr Kunde hat bereits bewiesen, dass er in Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung investiert hat. Zeigen Sie dem Kunden, was er verpasst, wenn er die Zahlung nicht vornimmt. Er könnte unter anderem den Premium-Zugang zu speziellen Produktfunktionen verlieren, bis die Zahlung erfolgt. Oder wird sein Konto automatisch storniert, wenn die Zahlung nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eingeht?

3. Machen Sie es dem Kunden leicht zu bezahlen. Die Schaffung eines reibungslosen Prozesses für den Kunden, um zu bezahlen oder Zahlungsinformationen zu aktualisieren, bringt schnellere Ergebnisse. Es gibt einige Softwareangebote die E-Mail-Vorlagen für Zahlungsaufforderungen beinhalten. Dabei brauchen Sie nur noch einen sicheren, direkten Link zum Kundenkonto einfügen, damit der Kunde seine Rechnung schnell begleichen kann. Wenn Sie Ihren Kunden das Bezahlen leicht machen, können Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden erheblich steigern. Heutzutage erwarten viele Kunden bequeme Online-Zahlungsoptionen.

4. Nutzen Sie Ihr Mahnschreiben als Gelegenheit, Vertrauen zu Ihrem Kunden aufzubauen. Es ist wichtig zu zeigen, dass Sie Ihren Kunden wertschätzen und verstehen, dass Fehler passieren können. Schaffen Sie während dieses Prozesses ein positives Kundenerlebnis. Wenn Sie Ihre Kunden mit Respekt behandeln (selbst wenn sie einen Fehler gemacht haben), werden sie Ihnen im Gegenzug auch Respekt entgegenbringen.

Automatisieren Sie die Kommunikation mit Kunden

93 % aller Unternehmen berichten über verspätete Zahlungen. Dies ist ein fast universelles Problem, besonders bei Unternehmen mit Abonnements. Um Inkasso und Mahnabläufe zu organisieren, gibt es eine hilfreiche Lösung. Mit einer automatisierten Inkasso-Software kann Ihr Sales Team proaktiv mit Kunden in Kontakt treten, ohne wichtige Arbeitskräfte für die Debitorenbuchhaltung zu binden. Konzentrieren Sie Ihre Zeit auf wichtigere Aufgaben und überlassen Sie es einer vollständig anpassbaren Fakturierung-Software, die ausstehenden Zahlungen zu verwalten.

Im Folgenden ist eine Aufschlüsselung, einer vorgeschlagenen Konfiguration, sobald eine Zahlung versäumt wird:

• Eine automatisierte Erfassung wird ausgelöst. Ein Datensatz wird erstellt, und das Modul generiert einen Zahlungslink.
• Die erste Mahnung-E-Mail wird an den Kunden gesendet, und das Modul fährt fort, die Zahlungsabwicklung gemäß Ihrem vordefinierten Zeitplan zu wiederholen.
• Sobald die Zahlung erfasst wurde, wird der automatisierte Inkassoprozess gestoppt, und nicht verwendete Datensätze der Inkasso-Software werden gelöscht.
• Der wiederkehrende Zahlungsplan des Kunden wird erneut aufgenommen.

An diesem Punkt sind Sie wahrscheinlich froh, dass Ihr Inkasso wieder auf Kurs ist, ohne dass Ihr Team eingreifen musste.

Gelegentliche Überprüfung

Nachdem Sie Ihr Inkasso-System konfiguriert haben, ist es wichtig, den Prozess gelegentlich zu überprüfen und zu testen, um sicherzustellen, dass alles auch wirklich so funktioniert, wie Sie es sich wünschen. Passen Sie alle Phasen an, die nicht mehr zum Zahlungseingang beitragen.

Kundenzahlungen können aus vielen Gründen fehlschlagen, z. B. bei unzureichender Deckung oder einer abgelaufener Kreditkarte. Ein gut durchdachter Wiederherstellungsprozess kann diese Zahlungen zurückfordern. Das Beste daran ist, dass Sie mit einer entsprechenden Software Ihr Inkasso und Ihre Mahnabläufe organisieren und die tatsächlichen Kundentransaktionsdaten nachverfolgen können. Das hilft unter anderem dabei, Fehler zu minimieren.

Mit einem automatisiertem Inkasso-System können Sie Zahlungsaufforderungen an den Kunden senden und fehlgeschlagene Zahlungen nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan erneut versuchen. Die entsprechende Software sollte sich leicht und ohne viel Aufwand Ihrem Unternehmen anpassen lassen. Zusätzlich sollte Sie im Hintergrund arbeiten können, um fehlgeschlagene Zahlungen sofort einzuholen.